Jährliche Unterweisung: Pflicht, Fristen und Nachweis
„Einmal im Jahr unterweisen" kennt jeder. Interessant wird es bei der Frage, wo das eigentlich steht – denn im Arbeitsschutzgesetz steht es nicht. Und noch interessanter wird es beim Nachweis, denn genau daran scheitern Betriebe bei einer Begehung.
Zwei Vorschriften, eine Pflicht
Die Grundpflicht steht in § 12 Absatz 1 Arbeitsschutzgesetz: Du musst deine Beschäftigten während der Arbeitszeit ausreichend und angemessen über Sicherheit und Gesundheitsschutz unterweisen, ausgerichtet auf ihren Arbeitsplatz. Die Unterweisung muss „an die Gefährdungsentwicklung angepasst sein und erforderlichenfalls regelmäßig wiederholt werden". Eine Jahresfrist nennt das Gesetz nicht.
Die kommt aus § 4 Absatz 1 der DGUV Vorschrift 1. Dort steht der entscheidende Halbsatz: die Unterweisung „muss erforderlichenfalls wiederholt werden, mindestens aber einmal jährlich erfolgen; sie muss dokumentiert werden". Die DGUV Vorschrift 1 gilt für jeden Betrieb, der bei einer Berufsgenossenschaft versichert ist – also praktisch für alle.
Wann zusätzlich unterwiesen werden muss
Die Jahresfrist ist der Mindesttakt. Unabhängig davon verlangt § 12 Absatz 1 ArbSchG eine Unterweisung vor Aufnahme der Tätigkeit:
- bei der Einstellung
- bei Veränderungen im Aufgabenbereich
- bei Einführung neuer Arbeitsmittel
- bei Einführung einer neuen Technologie
In der Praxis kommen dazu Anlässe, die sich aus der Gefährdungsbeurteilung ergeben: nach einem Unfall oder Beinaheunfall, bei neuen Gefahrstoffen, nach längerer Abwesenheit.
Jugendliche: halbjährlich
Für Beschäftigte unter 18 gilt § 29 Jugendarbeitsschutzgesetz. Sie sind vor Beginn der Beschäftigung und bei wesentlicher Änderung der Arbeitsbedingungen zu unterweisen, zusätzlich vor der erstmaligen Beschäftigung an Maschinen, an gefährlichen Arbeitsstellen oder mit gesundheitsgefährdenden Stoffen. Und: „Die Unterweisungen sind in angemessenen Zeitabständen, mindestens aber halbjährlich, zu wiederholen."
Für Ausbildungsbetriebe heißt das schlicht: Azubi unter 18 im Betrieb – zweimal im Jahr, und der zweite Termin wird gern vergessen.
Was in den Nachweis gehört
Die DGUV Vorschrift 1 verlangt Dokumentation, schreibt aber keine Form vor. Bewährt hat sich eine Liste mit diesen Feldern:
| Feld | Warum |
|---|---|
| Datum und Dauer | Beleg, dass sie während der Arbeitszeit stattfand |
| Themen im Einzelnen | „Arbeitsschutz allgemein" ist wertlos – konkret werden |
| Name des Unterweisenden | Verantwortlichkeit |
| Namen der Teilnehmer | wer war dabei, wer fehlte |
| Unterschrift jedes Teilnehmers | gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber der einzige belastbare Beleg |
| Nachholtermin für Fehlende | sonst fällt genau diese Person durchs Raster |
Eine feste gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Unterweisungsnachweise gibt es nicht. Sinnvoll ist, sie für die Dauer der Beschäftigung aufzubewahren – im Streitfall nach einem Unfall zählt allein, was du vorlegen kannst.
Was schiefgeht – und was es kostet
Der klassische Fehler ist nicht die fehlende Unterweisung, sondern der fehlende Nachweis: Es wurde geredet, aber nichts unterschrieben. Aus Sicht der Aufsicht hat sie dann nicht stattgefunden.
Fehlende Unterweisung ist eine Ordnungswidrigkeit nach § 25 Arbeitsschutzgesetz. Der Rahmen reicht bis 25.000 Euro. Wird durch eine vorsätzliche Pflichtverletzung Leben oder Gesundheit gefährdet, ist nach § 26 ArbSchG auch eine Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr möglich. Praktisch bedeutsamer ist meist der Regress: Nach einem Unfall prüft die Berufsgenossenschaft, ob der Betrieb seine Pflichten erfüllt hat.
Der einfache Weg für kleine Betriebe
- Einen festen Monat im Jahr wählen – zum Beispiel Januar. Dann ist die Frist nie strittig.
- Themen aus der Gefährdungsbeurteilung ableiten, nicht aus einer fremden Musterliste.
- Jugendliche in einer zweiten Liste führen, mit zwei Terminen.
- Neue Leute am ersten Arbeitstag unterweisen, nicht „wenn mal Zeit ist".
- Nachweise an einer Stelle sammeln – Ordner oder Datei, aber nur eine.
Termine, die sich selbst melden
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- Grundpflicht: § 12 ArbSchG. Die Jahresfrist und die Dokumentationspflicht: § 4 DGUV Vorschrift 1.
- Zusätzlich vor Aufnahme der Tätigkeit bei Einstellung, neuer Aufgabe, neuem Arbeitsmittel, neuer Technologie.
- Unter 18 Jahren: mindestens halbjährlich, § 29 JArbSchG.
- Ohne Nachweis gilt die Unterweisung als nicht erfolgt.
- Bußgeldrahmen bis 25.000 Euro nach § 25 ArbSchG.
Dieser Ratgeber dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Fachberatung. Umfang und Inhalt der Unterweisung ergeben sich aus der Gefährdungsbeurteilung des einzelnen Betriebs. Rechtsstand: September 2026.